Офис под ключ в Астане: из каких этапов состоит проект

Олжас Тортай

Сооснователь и ведущий архитектор студии Aulet · Астана

«В этой статье — из каких этапов состоит офис под ключ и что нужно решить на каждом».

Офис под ключ в Астане мы планируем под режим работы компании. Мне нужно знать, сколько человек бывает в офисе одновременно, какие отделы общаются каждый день, сколько встреч идёт параллельно в пиковые часы, где нужен разговор без посторонних ушей и проходит ли посетитель через рабочую зону. Без этих ответов архитектор делит площадь вслепую: метры распределены, а что в них будет происходить — ещё неизвестно.

Ошибку заказчик замечает, когда уже переехал. Большую переговорную весь день занимает один человек на видеозвонке. Сотрудникам негде сосредоточиться. Серверное оборудование стоит в комнате без подходящих условий. А часть рабочих мест приходится переносить, когда инженерные разделы уже сделаны, — это исправляется дороже всего.

Что входит в «офис под ключ» — и что спросить до договора

За выражением «офис под ключ» может стоять разный перечень работ. У одного подрядчика результат — готовая отделка без мебели и сети. У другого мебель входит. Третий берёт на себя ещё и координацию смежников.

Поэтому до договора просите не обещание «сделаем всё», а список:

• что подрядчик проектирует и какие чертежи вы получите;
• какие инженерные разделы входят в цену;
• кто выполняет строительные работы;
• входит ли мебель;
• кто отвечает за сеть, экраны и систему доступа;
• что считается концом проекта.

У нас в офис под ключ входят дизайн-проект, ремонтные работы, подбор и закупка материалов, мебель, свет, комплектация, контроль реализации и подготовка офиса к заезду. Подключиться можно на любом этапе: заказать только проверку помещения, только дизайн-проект, только комплектацию — или весь маршрут от помещения до заезда.

Сначала опишите, как работает компания

Планировку я считаю по тому, сколько людей бывает в офисе одновременно. В компании может числиться 150 человек, а приходить каждый день половина. Бывает и обратное: почти все на местах, и при этом два отдела целыми днями сидят на встречах.

Ещё мне нужно знать, кто с кем работает каждый день. Финансистам чаще нужна приватность, продажи весь день звонят, руководители принимают посетителей, проектные группы собираются у экрана, HR проводит собеседования. Требования у всех разные, а площадь одна.

К первой встрече полезно ответить хотя бы на это:

• сколько сотрудников бывает в офисе одновременно;
• какие отделы должны сидеть рядом, а какие лучше развести;
• сколько встреч идёт параллельно в пиковые часы и сколько человек на них бывает;
• кому нужны комнаты для звонков на одного-двух человек;
• как движется посетитель и проходит ли он через рабочую часть;
• какие помещения закрываются от общего доступа;
• где хранятся документы, оборудование и запасы;
• нужна ли отдельная серверная.

Результат этого этапа — список помещений и пометки, какие из них должны быть рядом.

Помещение проверяем до аренды

Дальше я смотрю, помещается ли этот список на конкретном этаже. Здесь в работу идёт геометрия здания: где колонны и ядро здания, как идут окна, где существующие шахты и коммуникации, какая высота до перекрытия, куда можно подключиться.

Если офис в бизнес-центре, добавляются требования собственника здания: что разрешено менять, к каким системам можно подключаться, что нужно согласовывать и в каком виде помещение возвращают при выезде.

Обратиться к нам можно до подписания аренды — так даже лучше. По плану или на выезде мы оцениваем, хватит ли площади под команду, сколько получится рабочих мест, где разместить переговорные и ресепшен, где нужны розетки и свет и какие работы в этом помещении обойдутся дороже обычного. Чаще всего к нам приходят с бетонной коробкой — тогда мы собираем офис с нуля.

План собственника и фактические размеры расходятся, поэтому я делаю собственный обмер. Колонна, смещённая на несколько сантиметров, для открытой рабочей зоны почти ничего не меняет. Для встроенного шкафа или стеклянной перегородки эти сантиметры уже определяют, встанет изделие или нет.

Пробная посадка: помещается ли то, что вы хотите

Следующий шаг — разложить помещения по этажу и посмотреть, что получается. Оттенок дерева и модель кресла здесь ещё не обсуждаются: я проверяю, помещается ли перечень физически.

Обычно на этом шаге и выясняется, что первоначальный список не помещается. Компания хочет 80 полноценных рабочих мест, десять переговорных, большую кухню, несколько кабинетов, отдельную клиентскую зону и просторный ресепшен. По отдельности всё разумно, но площадь одна.

Моя работа в этот момент — показать конфликт в цифрах и на плане: сколько метров забирает каждая функция и чем придётся пожертвовать при выбранном приоритете. Решение принимает заказчик, но он должен видеть цену каждого варианта.

Дальше проект идёт по разделам, но не по очереди: переговорные, потолок, звук, бюджет и мебель я веду параллельно, потому что решение в одном разделе меняет остальные.

Сколько переговорных нужно — считаю по встречам

Просьба «сделайте шесть переговорных» ещё не говорит, какие комнаты нужны. Сначала я смотрю, какие встречи занимают комнаты сейчас.

Если переговорная на десять человек полдня занята одним сотрудником на видеозвонке, компании не хватает маленьких комнат, а больших у неё достаточно. Тогда я делю переговорные по назначению: комнаты на одного-двух человек для звонков, комнаты для рабочих групп и одну-две большие — там, где общие собрания действительно бывают регулярно.

Размер — только половина задачи. В переговорной надо заранее знать, где встанет экран, как сидят участники, будет ли видеосвязь и куда смотрит камера. От этого зависят стол, питание оборудования, розетки для ноутбуков, свет и часть решений по звукоизоляции.

Что придётся пересчитать, если перенести одну переговорную

Здесь хорошо видно, почему офис нельзя проектировать разделами по очереди. Допустим, заказчик переносит переговорную уже после утверждения планировки.

Сначала я проверяю новую геометрию: помещается ли стол на нужное количество мест, остаётся ли нормальный вход, не задевает ли дверное полотно мебель, как комната связана с коридором. Дальше изменение уходит инженерам: если вместимость или положение поменялись, они пересчитывают вентиляцию и охлаждение. Светильники я заново привязываю к столу и экрану, силовые и слаботочные выводы — к оборудованию, а при видеосвязи меняется привязка экрана, камеры и микрофонов.

Остаётся потолок. Новая перегородка может пересечь прежнюю сетку светильников и решёток, и тогда потолочный план мы собираем заново. Меняется и соседство: переговорная у коридора и переговорная у тихой рабочей зоны — разные задачи по звуку.

Шесть проверок — геометрия, вентиляция, свет, электрика, потолок и звук — проектная команда закрывает до стройки. На объекте бригада их уже не решит.

Потолок: где сходятся свет, вентиляция и перегородки

На визуализации потолок выглядит чистой плоскостью со светильниками. В рабочем проекте я свожу в одну плоскость потолка светильники, вентиляционные решётки, пожарные устройства, датчики, акустические элементы, точки доступа сети, динамики и ревизионные люки — конкретный набор зависит от здания.

Если каждый специалист расставляет своё оборудование самостоятельно, на объекте начинаются конфликты: светильник упирается в решётку, решётка оказывается над шкафом, потолочный элемент попадает ровно на линию перегородки. Поэтому потолочный план мы сводим между разделами до монтажа, чтобы на площадке его не пришлось разбирать.

Дизайнер здесь занят не отделкой потолка: он расставляет это оборудование по одной сетке, чтобы решётки, светильники и датчики не стояли вразнобой, и следит, чтобы композиция не мешала работе самих систем.

Акустика начинается с соседства функций

Первую акустическую ошибку в офисе делают до выбора материалов — когда шумная и тихая функции оказываются соседями. Комната для активных видеозвонков рядом с зоной сосредоточенной работы слышна за соседним столом весь день, и никакая панель на стене этого не исправит.

Поэтому сначала я делю офис на зоны: где разговор допустим, где нужна концентрация, где важно, чтобы разговор не было слышно снаружи. После этого мы подбираем конструкции перегородок.

Звук уходит и через дверь. Можно поставить хорошую перегородку и потерять всё на дверном блоке, щелях по периметру или инженерных проходках. Поэтому звукоизоляцию я оцениваю по всему помещению целиком: перегородка, дверной блок, периметр и инженерные проходки считаются вместе.

Считаю бюджет трижды, чтобы не спроектировать то, что не построят

Если считать деньги только после готового интерьера, можно подробно спроектировать то, что заказчик не станет строить. Поэтому бюджет мы проверяем несколько раз: в начале — как рамку проекта, после пробной посадки — когда понятен состав помещений, после проектирования и инженерии — когда появились материалы, оборудование и объём работ. Дальше расчёт уточняется по рабочим чертежам и спецификациям.

Так цена решения видна до стройки. В дополнительную стеклянную переговорную входят стёкла, дверь, звукоизоляция, примыкания к потолку, электрика, оборудование для видеосвязи и работа по сведению разделов. Заказчик тогда видит стоимость всей функции, вместе со смежными работами.

На сумму влияют площадь, состояние помещения, уровень материалов, мебель и состав работ. Ориентир по бюджету и этапам мы готовим после первого разговора о помещении.

Мебель, сеть и экраны входят в проект до отделки

Мебель монтируют в конце, а размеры её нужны почти сразу. По ширине стола я считаю шаг рабочих мест, ширину прохода и точки, где выйдут розетки и сеть. Переговорный стол связан с числом участников, экраном и камерой. Высокие шкафы влияют на стены, выключатели и доступ к инженерным элементам. Встроенная мебель требует точных привязок к помещению, поэтому её размеры мы фиксируем до отделки.

С экранами и сетью то же самое. Экран в переговорной — не телевизор, который повесят после ремонта. Нужно знать его положение относительно стола, где камера, как участники попадают в кадр, где подключаются ноутбуки, нужны ли настольные разъёмы, где стоит оборудование и как идёт кабельная трасса. Если оставить это системному интегратору на готовую отделку, часть решений придётся подгонять под уже построенное помещение.

Свет попадает в тот же список: группы включения я развожу до электромонтажа, потому что после штукатурки линию не переложить. В переговорной и на рабочих местах нужны разные сцены, а блики на мониторах видно только тогда, когда светильник уже висит.

Что меняется уже на стройке

Даже подробный проект не снимает вопросов на площадке. После демонтажа мы находим конструкцию, которой не было в документации. Фактический размер ниши отличается от ожидаемого. Узел приходится корректировать после вскрытия основания.

Опасно другое — когда каждый подрядчик решает такой вопрос в границах своей работы. Монтажник переносит оборудование и задевает потолок. Меняется размер встроенной мебели — и нужно проверить розетки и примыкания. Если бригада двигает перегородку, правки уходят в смежные разделы.

Поэтому мы возвращаем вопрос тем, чьи решения он затрагивает, до того как изменение станет скрытой частью готового офиса. Как архитектор сверяет узлы с документацией на площадке, я разбирал отдельно.

Когда офис можно считать готовым

«Ремонт закончен» и «офис готов к работе» — часто разные даты. Строительная часть может быть завершена, а сотрудники ещё не переедут: мебель не собрана, сеть не работает, переговорные не готовы к видеозвонкам, остались замечания по работам из договора.

Поэтому границу результата стоит зафиксировать до договора, а график считать назад от даты переезда: когда нужна мебель, когда должно быть готово помещение под её монтаж, когда заказывать оборудование, к какому моменту закончить инженерию и отделку. Срок зависит от площади и состава работ — без конкретного помещения универсальной цифры не существует.

Этапы и результат каждого

Порядок жёсткий: пока не закрыт предыдущий шаг, следующий не начинаем. Состав работ на конкретном объекте фиксируется договором.

Как проверить подрядчика на первой встрече

Просите показать переход между этапами:

• как из рассказа о компании получается перечень помещений;
• что подрядчик проверяет до того, как разложит функции по этажу;
• как инженер получает актуальную планировку;
• кто сводит потолок, когда в одном месте сходятся свет, вентиляция и перегородка;
• когда в проект входит мебель;
• как изменение, принятое на стройке, попадает обратно в чертежи;
• что должно произойти между окончанием работ и переездом.

По этим ответам сразу видно, продаёт компания набор отдельных услуг или ведёт офис как связанный проект.

Частые вопросы

Можно ли сначала снять офис, а потом считать, сколько людей поместится?

Можно, но рискованно. Если перечень помещений не разложен по этажу до решения по аренде, часть требований может физически не поместиться. Сопоставить сценарии работы и конкретный этаж дешевле до того, как помещение станет безальтернативным.

Что делать, если в помещении уже есть отделка от прошлого арендатора?

Сначала смотрим, что можно оставить. Часть перегородок, потолков и инженерии иногда сохраняется, часть придётся демонтировать — это видно на осмотре, а не по фотографиям. От объёма демонтажа сильно зависит смета, поэтому его считают до договора.

Нужен ли отдельный кабинет каждому руководителю?

Кабинет определяют способ работы и требования к конфиденциальности; должность на это не влияет. Причину закрытого кабинета мы фиксируем отдельно: сколько там встреч, какие разговоры и кто в них участвует.

Почему нельзя сделать инженерию после готового дизайна?

Инженерные системы занимают физическое место и зависят от назначения помещений. Их требования меняют потолки, шахты, технические зоны и расположение оборудования, поэтому архитектура, интерьер и инженерия идут параллельно, несколькими кругами сверки.

Что попросить у подрядчика для сравнения предложений?

Состав этапов и результат каждого: какие чертежи вы получите, какие разделы входят в стоимость, кто координирует смежников, что относится к мебели и оборудованию и какое состояние офиса считается концом договора. Сравнивать итоговые суммы, пока состав работ разный, бессмысленно.

С чего начать

Начните с одного листа. Укажите количество сотрудников и сколько их бывает в офисе одновременно. Перечислите отделы и связи между ними. Опишите типичные встречи: сколько человек участвует и сколько встреч идёт параллельно. Отдельно — посетители, требования к приватности, специальные помещения, сеть, хранение и планируемый рост команды.

Референсы интерьера тоже пригодятся, но позже. Сначала мне нужно понять, какой офис должен работать внутри красивого интерьера.

Как это выглядит в готовом объекте, видно в проекте отдела продаж застройщика — переговорные, клиентская зона и маршрут посетителя на одном этаже.

Обсудить помещение

Пришлите площадь, адрес или план, состояние помещения, число сотрудников и желаемую дату заезда.